Savoir-vivre biznesowych rozmów telefonicznych

Niedopuszczalne jest, by w trakcie konferencji czy spotkania służbowego co chwilę odzywał się dźwięk dzwonka. Nie zapominajmy więc o wyłączeniu komórki. „Jeśli oczekujemy ważnego telefonu, uprzedźmy o tym uczestników spotkania jeszcze przed jego rozpoczęciem i z góry przeprośmy za to, że będziemy musieli odebrać” – radzi Joanna Modrzyńska, założycielka i główna trenerka szkoły dobrych manier Art of Manners. Na czas rozmowy wyjdźmy z sali – nie będziemy przeszkadzać i zyskamy pewność, że informacje wymieniane przez telefon nie dotrą do niepożądanych uszu.

Pamiętajmy, że kiedy to my dzwonimy, powinniśmy przedstawić się jako pierwsi. W dobrym tonie jest upewnić się następnie, czy skontaktowaliśmy się z właściwą osobą – nawet jeżeli rozpoznajemy ją przez telefon – i zapytać, czy nie przeszkadzamy.

Niewłaściwym zachowaniem podczas rozmowy telefonicznej możemy zepsuć nasz wizerunek, dlatego przed kontaktem z partnerem biznesowym przygotujmy sobie wszystkie niezbędne materiały, by nie szukać ich później i nie przedłużać tym niepotrzebnie rozmowy. W jej trakcie nie należy również pić, jeść i żuć gumy. Niegrzeczne jest także używanie komputera – jeśli nasz rozmówca usłyszy dotykanie klawiatury, może poczuć się zlekceważony tym, że nie poświęcamy mu pełnej uwagi.

Starajmy się też nie rozmawiać przez telefon w miejscach publicznych – sklepach, autobusach czy kawiarniach. Jeżeli jednak musimy zadzwonić, nie mówmy zbyt głośno i unikajmy poruszania tematów intymnych, tak aby nie wprawić otaczających nas osób w zakłopotanie. Nie używajmy przy tym nazwisk ani innych danych, które pomogłyby zidentyfikować osobę, z którą lub o której rozmawiamy. Pamiętajmy ponadto o kulturze wypowiedzi w miejscach publicznych – nie przeklinajmy!