×

21 sposobów jak skutecznie zabrać się do pracy

  • 1.02.2019, 08:55 (aktualizacja 01.02.2019 12:20)
  • Uniwersytet SWPS - Piotr Modzelewski
 21 sposobów jak skutecznie zabrać się do pracy Pixabay
Podziel się:
Oceń:
Konsekwencją odkładania na później jest nie tylko niedotrzymany termin. Zwlekanie wpływa też na jakość wykonania zadania. Mówiąc wprost - pogarsza ją. Odkładanie negatywnie wpływa też na samopoczucie psychiczne. Jak przestać uciekać od nieuniknionego i zabrać się do pracy? 21 sposobów na odwlekanie przygotował Piotr Modzelewski, psycholog, pedagog, absolwent Uniwersytetu SWPS.

W badaniach przeprowadzonych przez psychologa prof. Timothy’ego A. Pychyla i jego współpracowników 94 proc. z ponad 9000 respondentów stwierdziło, że prokrastynacja negatywnie wpływa na ich poczucie szczęścia. Ten wynik można tłumaczyć na różne sposoby. Odwlekanie wywołuje stres oraz poczucie winy. Żałujemy, że czegoś nie załatwiliśmy jak należy lub nie zaczęliśmy działać wcześniej, dzięki czemu uniknęlibyśmy związanych z odwlekaniem konsekwencji. Jak możemy sobie pomóc?

1. Bądźmy świadomi

Zauważmy, kiedy prokrastynujemy. Prokrastynacja jest dobrowolnym odwlekaniem planowanego zadania, co oznacza, że nie istnieją okoliczności (choroba, wypadek, sytuacja kryzysowa), które powstrzymywałyby nas przed jego realizacją. Zauważmy, kiedy mamy intencję wykonania zadania, ale nie realizujemy go. Przydatny może być dziennik, na przykład w formie tabelki z kolumnami, w której odnotujemy każde niewykonane zadanie, towarzyszące temu myśli i odczuwane emocje. Myśli te często przyjmują formę wymówek i prowadzą do odwlekania - opiszmy je. Świadomość jest pierwszym krokiem do zmiany.

2. Zróbmy rachunek zysków i strat

Zróbmy w formie listy bilans strat wynikających z odwlekania zadania i zysków z ich terminowego wykonania. Warto czasami wracać do tej listy. Pamięć bywa ulotna, a świadomość korzyści i strat będzie nas motywować do zmian.

3. Stosujmy implementację intencji

Prokrastynacja jest problemem z samokontrolą i samodyscypliną. Odkładamy zadanie, które jest dla nas awersyjne, aby uniknąć negatywnych emocji (lęku, bezradności) związanych z jego wykonywaniem. Przedkładamy tymczasową ulgę nad długoterminowe problemy, które niechybnie pojawią się wraz z prokrastynacją. Aby sobie pomóc w tej sytuacji, zastosujmy prostą implementację intencji. Są to zdania w formie „jeśli – to”, na przykład: „Nawet jeśli wykonując tę czynność, będę odczuwać niemiłe emocje, to dokończę ją”. Można też nazwać swoje emocje, na przykład: „Mimo że czuję lęk, zrobię to”. Trzecim sposobem może być praktykowanie medytacji uważności. Medytacja, podobnie jak nazywanie emocji, sprzyja ich akceptacji, co z kolei ułatwia rozpoczynanie czynności.

4. Zacznijmy działać, po prostu

Chociaż możemy się zarzekać, że jutro będziemy bardziej umotywowani, pełni energii, w lepszym w nastroju, nie musi tak wcale być. Zamiast poddawać się tym myślom, powiedzmy sobie: „Po prostu zacznij”. Koncentracja na rozpoczynaniu jest sposobem pokonywania prokrastynacji. Początkowo będziemy musieli zaczynać wiele razy w ciągu dnia pracę nad tym samym zadaniem. Po paru próbach zauważymy, że łatwiej nam przychodzi zabieranie się do pracy. W nauce rozpoczynania może nam pomóc minutnik i dwie techniki: 5-minutowy plan lub technika Pomodoro (praca w 25-minutowych blokach czasu).

5. Unikajmy pracy pod presją czasu

„Najlepiej pracuję pod presją czasu” – deklarują niektórzy. W praktyce oznacza to, że tylko w takich sytuacjach potrafią pokonać swoją skłonność do odwlekania. Jak twierdzi prof. Pychyl, kiedy nie czujemy się zmotywowani do pracy nad zadaniem, odkładamy je tak długo, dopóki presja tej resztki czasu, która pozostała, nie zmusi nas do działania. Niestety presja (a także stres i lęk) działa kontrproduktywnie i pogarsza jakość pracy oraz jej wydajność.

6. Nie przekładajmy zadań na następny dzień

Uważajmy na zdanie „zrobię to jutro”. Wypowiadając je, czujemy natychmiastową ulgę, bo nie musieliśmy w tym momencie zmierzyć się z zadaniem. Zalewa nas fala pozytywnych uczuć, które zwykle wzbudza fantazjowanie i planowanie przyszłości. Wyobrażamy sobie, że już jutro bez wysiłku i marudzenia zabierzemy się do pracy. Następnego dnia sytuacja się powtarza. To pułapka – błędnie utożsamiamy planowanie z działaniem, i w efekcie nie robimy nic.

7. Nie wyolbrzymiajmy trudności

Prof. Pychyl podkreśla, że prokrastynacja wynika w dużej mierze z „przeceniania” trudności. Tak było w przypadku jego studentów, którzy mając napisać esej na piątek, siadali do pracy w czwartek późnym wieczorem lub przekładali zadanie na piątek rano. Potem wielu studentów żałowało, bo esej wcale nie był tak trudny, jak myśleli, a poza tym jego tematyka okazała się interesująca. Nie wiedzieli być może tego, co wiedzą badacze prokrastynacji: gdy rozpoczynamy zadanie, inaczej postrzegamy je i siebie samych. Wzbiera fala pozytywnych uczuć wobec nas samych, zwiększa się poczucie kontroli nad otoczeniem. Ponadto postęp w pracy nad zadaniem sprawia, że czujemy się szczęśliwsi, bardziej usatysfakcjonowani – wynika z badań dr Teresy Amabile z Uniwersytetu Stanforda. Pozytywne uczucia stymulują do dalszej aktywności. Wystarczy zacząć.

8. Zidentyfikujmy najczęściej stosowane przez siebie wymówki

Zróbmy listę wymówek, monitorujmy, kiedy pojawiają się w umyśle i przygotujmy przeciw nim stosowne implementacje intencji, np. „Jeśli powiem sobie zrobię to jutro, to wtedy pomyślę X i zrobię Y” lub „Choć mój umysł podpowiada mi: Jutro będę bardziej gotowy, by wykonać to zadanie, to mimo wszystko rozpocznę pracę nad nim, choćby w niewielkim zakresie”.

9. Myślmy o celach w konkretny sposób

Myślenie o zadaniach do wykonania w abstrakcyjny sposób sprawia, że nie postrzegamy ich jako pilnych. Im bardziej konkretne będą nasze myśli i plany, tym łatwiej będzie rozpocząć. Podzielmy większe zadania na mniejsze. Sporządźmy listę, ustalając kolejność ich realizacji.

10. Nie mylmy nagrody z dystraktorami

Gdy rozpoczynamy zadanie w świetnym humorze („Uda się!”), zaklinamy rzeczywistość. Czy samopoczucie może być jednak zbyt dobre i w konsekwencji przeszkadzać w pracy? Przesadny optymizm uruchamia ciąg myślowy: „O, jak mało pracy zostało i jak szybko się z nią uporam!”. Czasem dobre samopoczucie sprawia, że już za rozpoczęcie pracy nad odwlekanym zadaniem dajemy sobie prawo do nagrody - serialu czy chwili na Facebooku. Czyli nagroda jest w rzeczywistości bodźcem rozpraszającym. Ten zgubny nawyk możemy zmienić poprzez wyznaczenie ram czasowych pracy, czyli wspomnianych 20-30-minutowych bloków, i ćwiczenie treningu rozpoczynania. Dzięki temu unikniemy wyolbrzymiania trudności (punkt 7), będziemy pracować po kawałku, ale systematycznie. Z czasem zniknie pokusa, by nagrodzać się tylko za rozpoczęcie zadania.

11. Ograniczmy bodźce rozpraszające

Pomyślmy o dystraktorach obecnych w naszym otoczeniu i postarajmy się je usunąć. Wyłączmy telefon, zamknijmy pocztę elektroniczną, wylogujmy się z Facebooka, a nawet odłączmy na jakiś czas dostęp do sieci. Pamiętajmy także o rozpraszających bodźcach wewnętrznych, czyli naszych myślach i uczuciach. Podczas pracy mogą pojawić się opóźnienia i trudności, a wraz z nimi - gorszy nastrój. Należy go przetrwać, ewentualnie zastosować pomocną w takich przypadkach implementację intencji: „Jeśli utknę w miejscu i będę się martwił, bo nie będę wiedział, co zrobić dalej, to nie poddam się i sporządzę racjonalny plan kolejnych kroków. Ewentualnie poszukam pomocy. Nie popadnę w bezradność”.

Gdy zbyt często rozpraszają nas znajomi i rodzina, zastosujmy implementację intencji w formie: „Jeśli ktoś zadzwoni, aby zaprosić mnie w ten weekend, to natychmiast powiem: Dziękuję, ale jestem zobowiązany do ukończenia mojej pracy”. Implementacje intencji pozwalają uniknąć wielu pułapek.

12. Ćwiczmy siłę woli

Siła woli (czy też zdolność do samokontroli) jest ograniczonym zasobem. Im więcej zużyjemy jej do realizacji danej czynności, tym mniej pozostanie na kolejną. Chyba że jesteśmy silnie zmotywowani i rzeczywiście mocno zainteresowani zadaniem. Jak można wzmocnić siłę woli?

Pamiętajmy, że siła woli jest jak mięsień. Im częściej ją ćwiczymy, tym staje się silniejsza. Oznacza to, że wytrwale wykonując nowe zadania, zwiększamy jej zasoby. Innym sposobem odnowienia zasobów siły woli jest sen i odpoczynek. Kłopoty z samokontrolą pojawiają się często pod koniec dnia, kiedy jesteśmy zmęczeni, dlatego strategicznie powinniśmy najtrudniejsze zadania planować na rano. Również pozytywne emocje pomagają zwiększyć zasoby siły woli. Wytrwałość uzależniona jest też od poziomu glukozy we krwi. Czasem słodki napój lub porcja owoców może zwiększyć zdolność do wydatkowania siły woli. A w chwili zwątpienia warto przypomnieć sobie o przyświecających nam celach.

13. Nie ulegajmy impulsom

Jeśli mamy skłonność do podejmowania decyzji pod wpływem impulsu, zastosujmy implementacje intencji, dzięki której zyskamy czas na zastanowienie się i ustrzeżemy przed potencjalnymi pokusami, na przykład „Jeśli pojawi się pokusa, choćby taka jak zaproszenie na wspólne wyjście do pubu, wtedy odpowiem, że podejmę decyzję w ciągu 10 minut”.

14. Podzielmy duże zadania na mniejsze

Jeśli w nasze działania wkrada się dezorganizacja, nadajmy zadaniom strukturę i podzielmy je na mniejsze. W lepszej organizacji pomaga tak prozaiczna czynność jak zaprowadzenie porządku w miejscu pracy. Uważajmy jednak na zbyt skrupulatne porządkowanie – bywa kolejnym wcieleniem prokrastynacji.

Studenci na przykład, gdy zbliża się sesja egzaminacyjna, zaczynają nerwowo sprzątać, bo przecież w bałaganie nie sposób się uczyć. Zamiast walczyć z nieładem, lepiej po prostu zacząć pracę.

15. Nie bójmy się porażki

Kolejna pułapka to skłonność do martwienia się na zapas i doświadczania lęku przed porażką. W tej sytuacji warto dotrzeć do przyczyn lęków, przeanalizować je, a następnie podważyć, jeśli są niesłuszne. W razie potrzeby zwróćmy się do psychologa, terapeuty lub sięgnijmy po książkę z zakresu psychoterapii poznawczo-behawioralnej.

16. Zapanujmy nad stresem

Przed działaniem może też paraliżować stres. W jego pokonaniu mogą pomóc techniki relaksacji oraz medytacja. Warto też zaakceptować, że stres jest nieodłączną częścią życia. Lepiej działać, choćby w napięciu, niż próbować na siłę się zrelaksować, o czym przekonuje w swojej książce „Siła stresu” psycholog Kelly McGonigal.

17. Walczmy z cyberprokrastynacją

Cyberprokrastynacja jest dzisiaj jedną z najpowszechniejszych form odwlekania. Z badań prof. Pychyla wynika, że aż 47 proc. czasu spędzanego online to nic innego jak prokrastynacja. Surfowanie w sieci zazwyczaj jest bezproduktywnym zajęciem, które nic znaczącego nie wnosi do pracy.

18. Uważajmy na słowo „tylko”

„Tylko sprawdzę Facebooka”, „Tylko przejrzę e-maila”, „Tylko pójdę na kawę”  – czy to nie brzmi znajomo? Samo wyjście na kawę może się przeciągnąć. Scrollowanie Facebooka też. Szacujemy, że tym czynnościom poświęcimy „tylko chwilę”, a tymczasem one się przedłużają, nawet do parogodzinnych posiedzeń.

Co zrobić, jeśli już musimy wyjść przed rozpoczęciem pracy? Lub jeśli chcemy zerknąć do poczty? Ustalmy limit czasu na wyjście lub sprawdzanie e-maila. Jednocześnie ustawmy w telefonie przypomnienie o powrocie do pracy, aby przerwa „przypadkowo” się nie przedłużyła.

19. Nie wierzmy w wielozadaniowość

Wielu z nas wierzy w podzielność uwagi, twierdzi, że potrafi wykonywać wiele czynności jednocześnie. Badania pokazują jednak, że niewielki odsetek ludzi, zaledwie 2,5 proc. ludzi może efektywnie stosować multitasking. Nie oszukujmy się, że w tym samym czasie posprzątamy mieszkanie, napiszemy artykuł i odpowiemy na ważne e-maile.

20. Zmieńmy percepcję czasu

Badania Tu i Soman z 2014 roku wskazują, że ludzie podejmują się zadań wcześniej, gdy wierzą, że jest ono elementem ich teraźniejszości. Uczestnikom w pierwszej grupie przydzielono zadanie 24 kwietnia, dając pięć dni na wykonanie. Drugiej grupie zadanie przydzielono 28 kwietnia i również dano pięć dni na wykonanie, a więc termin zakończenia pracy wypadał już w maju. Badani w pierwszej badanej grupie mieli wrażenie, że zadanie jest elementem ich teraźniejszości, a w drugiej, że skoro badanie zaczyna się maju, to należy ono do przyszłości. Warto planować pracę tak, aby mogła ona być postrzegana jako element teraźniejszości, np. termin zakończenia pracy wypadał w bieżącym miesiącu, a dłuższego zadania - w bieżącym roku (lepszy termin to grudzień 2018 niż marzec 2019), bowiem badania Tu i Soman przekonują, że ludzie kategoryzują czas latami. Inny trik sprawiał, że badani zabierali się do pracy nawet cztery razy wcześniej. Badania Lewis i Oyserman z 2015 roku przekonują, że myślenie o zbliżających się celach w kategorii dni zamiast miesięcy czy lat sprzyja podejmowaniu działania. Podejmowaniu aktywności sprzyja też liczenie miesięcy zamiast lat. Ludzie mogą myśleć o oszczędzaniu na emeryturę w kategorii odkładania przez okres 30 lat lub w kategorii 10 950 dni, ale ten drugi sposób - myślenie za pomocą dni - jest zdecydowanie silniejszym motywatorem do działania.

21. Wybaczmy sobie prokrastynację

Pamiętajmy, że nie ma szybkich i łatwych rozwiązań. Prokrastynacja jest nawykiem, którego zwalczenie wymaga pracy, konsekwencji, wytrwałości. Do zmiany nawyków przygotujmy się z rozmysłem. Stwórzmy listę odwlekanych zadań i wybierzmy na przykład dwa, nad którymi chcemy pracować. Zakceptujmy, że zmiana nawyku odwlekania może polegać na robieniu dwóch kroków w przód, a jednego w tył. Bądźmy dla siebie mili, cierpliwi i dajmy sobie prawo do błędów. Z badań prof. Pychyla wynika, że wybaczenie sobie wcześniejszej prokrastynacji powoduje, że później odwlekamy mniej. Wybaczmy sobie dawne błędy i zacznijmy jeszcze raz pracować. W ten sposób uczymy się pracowitości, zwalczamy odwlekanie i stajemy się bardziej wytrwałymi osobami.

 

Uniwersytet SWPS - Piotr Modzelewski

Komentarze (0)

Dodanie komentarza oznacza akceptację regulaminu. Treści wulgarne, obraźliwe, naruszające regulamin będą usuwane.


Pozostałe